Peduli Administrasi Desa, Mahasiswa KKN Tim II Universitas Diponegoro Membantu Perangkat Desa Mengarsip Data secara Manual
Artikel Berita KKN
wirausahanesia.com - Administrasi menjadi aspek yang sangat penting dalam kegiatan perkantoran. Pemerintah Desa mempunyai kewajiban untuk memberikan pelayanan kebutuhan masyarakat melalui administrasi desa. Selain itu, Pemerintah Desa juga dituntut untuk melaksanakan tugas kearsipan dengan cepat dan rapi. Buruknya pengelolaan arsip desa bisa menjadi hambatan dalam proses pelayanan.
Di tengah perkembangan zaman yang semakin maju, pengelolaan administrasi dan pengarsipan data menjadi aspek penting dalam menjalankan berbagai kegiatan di berbagai instansi, termasuk di Kantor Balai Desa. Administrasi yang baik dan pengarsipan data yang teratur membantu dalam memperlancar berbagai proses, menghindari kehilangan informasi penting, serta memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat.
Administrasi di Balai Desa memiliki peran krusial dalam mengelola berbagai aspek kegiatan pelayanan. Hal ini mencakup pembuatan surat-menyurat resmi, pencatatan kegiatan desa, pengelolaan anggaran, dan lain sebagainya. Pengarsipan data juga menjadi aspek yang tidak kalah penting di Balai Desa. Data-data tersebut mencakup catatan kegiatan desa, data penduduk, peraturan-peraturan desa, data aset dan inventaris desa, serta berbagai dokumen penting lainnya.
Disamping melakukan rekap data secara digital, rekap data tetap perlu dilakukan secara manual atau tulis tangan di buku inventaris desa. Dengan pengarsipan yang teratur, Balai Desa dapat merespon permintaan informasi dengan cepat dan akurat. Meskipun terkesan tradisional, pendekatan ini memungkinkan staf desa untuk memiliki kendali langsung atas data dan informasi yang dikelola.
Maka dari itu, saya memutuskan untuk mengadakan program kerja “Perbaikan Sistem Informasi Desa” yang mencakup pengelolaan data administrasi desa, pendataan masyarakat, dan pengarsipan. Proses pelaksanaan program kerja ini berawal dari merapikan data digital terlebih dahulu yaitu mengurutkan tahun, kemudian dilanjut memindahkan data digital yang sudah di print ke buku inventaris desa.
Data-data yang dipindah berupa aset tanah, aset jalan dan bangunan, aset tetap lainnya, dan lain sebagainya. Perangkat Desa merasa sangat terbantu dengan Program Kerja yang saya laksanakan di Kantor Balai Desa Sidorejo. Selama ini kurangnya SDM menjadi salah satu hambatan penulisan data secara manual.