Mewujudkan Arsip Balaidesa yang ideal dalam melakukan pelatihan kepada perangkat Desa
Artikel Berita KKN
wirausahanesia.com - Kab.Boyolali,Kec.Klego,Ds.Jaten 09/08/2023 Tim KKN UNDIP Desa Jaten melakukan pelatihan penataan arsip di balai Desa Jaten. Tujuan dari kegiatan ini yaitu mempermudah dalam penyusunan arsip, tersimpannya arsip secara sistematis dan logis sehingga dapat diketemukan secara cepat dan tepat.
Kegiatan ini dilakukan selama 4 hari pada jam kerja yang dimulai dengan hari pertama Tim KKN UNDIP mempelajari penataan arsip yang ingin dilakukan pada kantor balidesa Jaten .Hari kedua adalah pemberian materi dan diskusi kepada perangkat desa yaitu Bu Ayu, dan Pak Heru. Pada hari ketiga yang dilakukan adalah membuat modul pengarsipan yang akan diterapkan pada arsip Desa Jaten.
Kemudian hari ke-empat dan kelima dilakukan pendataan dan penataan arsip yang ada di Desa Jaten didampingi oleh Pak Heru Dan Bu Ayu. Berdasarkan diskusi yang sudah dilakukan maka, sistem pemberkasan dilakukan secara numerik berdasarkan kode penataan arsip dan tahun Dokumen.
Arsip mengenai surat keluar dan surat masuk yang terdapat di Desa Jaten mayoritas sudah tersusun rapi dan sesuai dengan kaidah penataan arsip. Hal ini membuat Tim KKN UNDIP menata arsip tentang surat masuk dan surat keluar tinggal meneruskan penataan arsip yang sudah ada dan sesuai kaidah arsip yang berlaku.Penataan arsip dilanjutkan dengan menata dokumen-dokumen yang ada di balai desa jaten berdasarkan subtema dan diurutkan berdasarkan tahun dokumen tersebut.
Mempermudah kegiatan penataan maka Tim KKN UNDIP Desa Jaten membuat sekat-sekat penanda yang menunjukkan substansi dan sekat tahun agar mempermudah pencarian data berdasarkan substandi dan tahun yang sudah didiskusikan. Tim KKN UNDIP berharap agar nantinya penataan dokumen dapat diterapkan untuk selanjutnya agar mempermudah dalam mencari data tersebut.
Kemudian melatih Bu Ayu dan pak heru untuk memberikan materi dan pelatihan mengenai arsip penataan sudah dilakukan bersama Bu ayu dan Pak Heru yang merupakan salah satu perangkat Desa Jaten yang di diberikan pelatihan tentang Arsip Dokumen Pada Balaidesa Jaten.
Penulis:
Khaerina Salza Putri
DPL:
Dr. Ir. Baginda Iskandar Moeda T., M.Si., IPM